Tips fra traineene om god og effektiv prosjektledelse
Publisert: mai 7, 2021Prosjekter er mye brukt i arbeidslivet både som arbeid- og organisasjonsform, og bedrifters behov for kompetanse på god og effektiv prosjektledelse er ettertraktet. Flere av våre traineer sitter i prosjektlederstillinger og vi har i denne artikkelen snakket med fire av traineene for å få deres tips for god og effektiv prosjektledelse.
Traineer
Navn: Marte Haugen Klingen │ Modul: Trainee i ASKO Hedmark AS
Prosjekterfaring: Prosjektleder i ASKO for et verdikjedeprosjekt.
Navn: Emilie Halland Braathen │ Modul: Prosjektledertrainee INNSIKT – et strategisk samarbeid mellom avfallselskapene GLØR IKS (Lillehammer), Horisont IKS (Gjøvik), HRA AS (Jevnaker), Sirkula IKS (Hamar) og SØIR IKS (Elverum)
Prosjekterfaring: Prosjektleder i snart 2 år for INNSIKT.
Navn: Ingvild Skagestad │ Modul: Bærekraftstrainee i SpareBank 1 Østlandet, Norsk Tipping og Norwegian Wood Cluster
Prosjekterfaring: Prosjektleder for Arbeidslivets Klimauke i Sparebank 1 Østlandet.
Navn: Sirianne Vikestad │ Modul: HR Trainee Manager og informasjonsrådgiver, Eika Forsikring
Prosjekterfaring: Prosjektleder i TrendInn, Trainee Innlandet.
Spørsmål 1: Hva er dine beste tips for å være en effektiv prosjektleder?
Marte: Ha jevnlige statusmøter, for å sikre kommunikasjon og at alle er enige om «hvor man er». Skape forutsigbarhet ved å bli enig om hvem som jobber med hva til enhver tid.
Emilie: To-do lister! Jeg har både håndskrevne to-do lister som jeg skriver på slutten av hver arbeidsdag til påfølgende dag, og apper som Microsoft To-Do list. Men jeg erfarer at jeg husker mine bedre dersom jeg skriver de ned for hånd. Jeg vil også anbefale å bruke prosjektverktøy i Teams, da har man alt på et sted.
Ingvild: Vær engasjert i prosjektet! Dersom du viser engasjement for prosjektet og tar med positivitet inn i gruppa kan dette smitte over på resten av prosjektgruppa. Det skaper et godt utgangspunkt for samarbeidet. Ellers er det bra om man er strukturert og jobber målrettet, og gir retning og motivasjon til teamet. Da jeg var prosjektleder sørget jeg for å drive prosessen fremover, blant annet ved å minne gruppa om ulike frister og å etterspørre status fra de ulike medlemmene.
Sirianne: Mitt beste tips er noe jeg stadig jobber med for å bli bedre på, og det er forberedelse, informasjon- og tidsstyring. Samt avklaring av roller og ansvar. Når man jobber i et team, er prosjektet du leder bare ett av flere som teammedlemmene deltar i. Da er det viktig å ta hensyn til at deres tid skal brukes fornuftig og hensiktsmessig. Min jobb som prosjektleder er å tilrettelegge, informere og sørge for at teammedlemmene har det de trenger for å kunne levere på det de skal. Å ha en tydelig tidslinje og faste korte statusmøter sørger for progresjon i prosjektet. Det gir meg oversikt over hva som er gjort og hva som står på agendaen til neste gang og det gir teammedlemmene arbeidsro til selv å disponere sin tid til å gjøre oppgavene de har tatt på seg frem til neste statusmøte.
Spørsmål 2: Hva gjør du for å engasjere og motivere teammedlemmer?
Marte: «Hvorfor gjøre noe», er en viktig faktor for motivasjon. Jeg følger opp oppgaver/ansvar som er gitt ved å snakke om hensikten med den enkelte, og deler ideer eller kommer med tilbakemeldinger på planlagt eller utført arbeid.
Emilie: Jeg prøver å skape en vi-kultur istedenfor en gruppekultur. Gjennom å engasjere teamet til å forstå at vi alle skal bidra til vi-et så får enkeltmedlemmene i gruppen virkelig blomstret enn om alle skulle tenkt det samme (gruppekultur). I vi-kulturen har alle en stemmerett i prosjektet og får lov til å bidra. Det engasjerer. I tillegg har jeg motivert teamene mine gjennom en flat struktur i prosjektet. Fokuset er på oppgaven vi har foran oss, ikke hvem du er i form av stillingstittelen din. Her kan alle bidra med sitt unike perspektiv.
Ingvild: I starten kan det være lurt å prioritere at alle i gruppa blir litt kjent med hverandre, blant annet ved å ha noen uformelle møtepunkter. Å kjenne dem man jobber med kan styrke samarbeidet gjennom hele prosjektperioden, det kan både bli enklere å samarbeide og, ikke minst, mer GØY. Avslutt gjerne prosjektperioden med en hyggelig, liten markering. Ellers kan det å skape en positiv og god kultur i gruppa, hvor hvert medlem føler et eierskap til prosjektet, være avgjørende for motiverte prosjektmedlemmer.
Spørsmål 3: Hvordan går du frem for å forankre prosjektets betydning i organisasjonen og til prosjektdeltakerne?
Marte: I forbindelse med at man lager en interessentanalyse, bør man planlegge kommunikasjonen og forsøke å identifisere motivasjonen til de ulike interessentene. Klarer man å spille på motivasjonen til de ulike interessentene i organisasjonen, vil man skape engasjement, og sikre god forankring.
Emilie: Forankring er nøkkelen til suksess! For å forankre prosjektet må bestillingen være klokkeklar hos ledelsen og styringsgruppen. Når det først er forankret på toppledernivå har både jeg som prosjektleder og resten av ledelsen et stort ansvar for å formidle hva som er vedtatt. Deretter, er det lurt å få innspill i flere runder fra de ansatte på det prosjektet vi ønsker oss. Ofte kommer vi med et ekstremt ambisiøst prosjekt eller en idé. Det er i skjæringspunktet mellom toppledelsens ideer og ansattes realistiske virkelighetsoppfatning av hva som kan bli levert at vi skaper suksesshistorier.
Spørsmål 4: Kommunikasjon og det å være trygg på hverandre er viktig når en jobber i team. Hva har vært utfordrende i dette siste året med korona og hvordan har du og ditt team jobbet med å bli kjent og trygge på hverandre?
Marte: Jeg var så heldig at jeg fikk noen måneder på jobb før jeg gikk over til hjemmekontor, og fikk tid til å bli kjent med mange av de jeg jobber sammen med. Jeg merker at terskelen er høyere for å ta en telefon, enn å stikke innom et kontor. Jeg har erfart at det er lurt å ta seg tid i starten til å dele hvordan man liker å kommunisere og jobbe, og hvilke forventninger man har til teamet og oppgaven. I disse tider er det spesielt viktig å avklare hvordan kommunikasjon skal foregå.
Emilie: Korona har faktisk gjort det lettere, fordi vårt prosjekt består av fem selskaper. Det har dermed vært lettere å kommunisere raskere. Vi har tatt i bruk verktøy som Mentimeter for å skape naturlig tilbakemelding i Zoom-møter og konferanser. Jeg bruker også fem minutter i starten av hvert møte til å sjekke inn hvordan hvert teammedlem har det og 5 minutter av slutten av hvert møte til en kort evaluering. I tillegg passer jeg på at vi snakker om ikke bare jobb, men også andre ting i livet. Vi bruker også en del Kahoot.
Ingvild: Det er ofte lettere å bli kjent når man møtes fysisk. På hjemmekontor mister man småpraten ved kaffeautomaten, i pausen osv. Det er likevel positive aspekt ved hjemmekontor, blant annet at møtene ofte er mer effektive. I en prosjektgruppe er det positivt å bli enige om noen spilleregler når man er på hjemmekontor og har digitale møter. I videomøter er det positivt om alle medlemmer har på kamera, samt er aktive der det er naturlig. Start gjerne møtet med å spørre hvordan det går med de andre, da dette kanskje er eneste sosiale kontakt man har med andre i løpet av en dag på hjemmekontor.
Sirianne: Bruk god tid i starten på å bli kjent med teammedlemmene. Få oversikt over deres interesser, og hva de er gode på og motiveres av. Skap tillit i teamet. Vær tilgjengelig og lead by example. Men husk, du har et team fordi en person ikke kan gjøre alt. Mye handler også om å selge ideen og formålet bak prosjektet for at alle skal få et eierskap til det.
Jeg er glad for at teamet vårt hadde jobbet noe med dette, for da koronaviruset satte kjepper i hjulet for vår originale plan, var alle med å dra lasset til et godt resultat til tross for omstendighetene. Det var absolutt noen armer og ben, tidslinjer som ble forskjøvet, tekniske utfordringer med mer – men alt i alt en lærerik periode for alle som var med i teamet det året. Vi var alle helt ferske, fikk en diffus bestilling, startet med helt blanke ark, fikk landet et konsept og program som vi måtte revidere helt og så starte på nytt igjen. Nå er vi i gang igjen, med fjorårets erfaring rikere – og vi gleder oss til å presentere hva TrendInn-teamet har jobbet med denne våren.
Spørsmål 5: Hvis du skulle gått tilbake i tid og gitt deg selv noen gode tips som du har lært på veien som prosjektleder, hva ville det vært?
Marte: Ikke undervurder forankringsarbeidet.
Emilie: Ta et kurs i prosjektledelse. Jeg lærte ekstremt mye fra det. Ta et kurs enten før eller med en gang du har landet en jobb som prosjektleder slik at du har noen verktøy i verktøykassa. Spesielt i forhold til kommunikasjon.
Ingvild: Planlegg agenda og struktur til møter ut ifra hva målet for møtet er. I en idémyldringsfase kan det være nyttig å ha en mer åpen struktur enn kanskje senere i prosessen. På digitale møter er ofte deltakere mindre aktive enn på fysiske møter. Dette kan være fint å ha i bakhodet dersom du skal være møteleder.
Sirianne: Bruk god tid i starten på å bli kjent med teammedlemmene. Få oversikt over deres interesser, og hva de er gode på og motiveres av.
