BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER I TRAINEE INNLANDET

 

Når du er i kontakt med oss, enten ved at du bruker nettsiden vår, ved at du er kandidat i en søknadsprosess hos Trainee Innlandet, ved at du er kontaktperson for en av våre medlemsbedrifter, ved at du er ansatt som trainee, eller benytter en av våre øvrige tjenester, behandler Trainee Innlandet personopplysninger om deg. Personvernet ditt er viktig for oss, og denne personvernerklæringen beskriver all relevant informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør det og hvilke rettigheter du har ved vår behandling av personopplysningene.

For enkelte personopplysninger vi behandler, kreves det særskilt samtykke fra deg, og dette vil i så fall fremgå klart gjennom vår konkrete kommunikasjon med deg.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Trainee Innlandet SA, v/ The Assessment Company Norge AS. Kontaktinformasjonen deres er:

Adresse: Parkgata 83, Postboks 16, 2301 Hamar

E-post: post@theac.no

Telefon: 928 95 757

Org.nr. 919 294 299

Innsamling av informasjon

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

Som kandidat i rekrutteringsprosess. For å kunne håndtere ditt kandidatur på riktig måte, er vi avhengige av en del informasjon om deg. Dette kan vi hente inn automatisk, eller ved at du selv registrerer informasjonen i våre systemer. Informasjonsinnhenting kan skje på følgende måter:

  • Informasjon fra registrering av CV-profil og oppdatering(er) av profilen via “min side” i vårt kandidathåndteringssystem, samt IP-adresse
    • Informasjonen under dette punktet inkluderer kontaktinformasjon, dokumentasjon av identitet, CV, søknad, eventuelle attester, personlighets- og evnetester, vitnemål og uttalelser fra referanser
  • Hvis du søker på stilling eller registrerer din profil gjennom “Søk med LinkedIn”-funksjonen eller “Søk med jobreg”-funksjonen så vil systemet hente inn tilgjengelig informasjon fra profilen din i den tjenesten du autentiserer med, og denne informasjonen blir da lagret på din profil
  • I enkelte tilfeller vil vi innhente informasjon om deg uten at du selv har søkt en stilling aktivt, ved at vi registrerer informasjon som ditt navn, dagens stilling og selskap, kontaktinformasjon (telefonnummer, e-post og lignende)
  • Vi samler inn data i aggregert form for besøkende av siden, for eksempel trafikkdata, lokasjonsdata etc.
  • I noen tilfeller vil vi lagre e-postkorrespondansen når du kontakter oss

Ved at du frivillig oppgir informasjon til oss i rekrutteringsprosess er du samtidig klar over at vi vil videreformidle dine personopplysninger til våre medlemsbedrifter som vi rekrutterer på vegne av, og med grunnlag i GDPR artikkel 6(1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale) vil vi kunne behandle de opplysningene som oppgis i generelle skjemaer med informasjon.

Enkelte kandidater (blant annet de som vil delta i avsluttende del av rekrutteringsprosesser) vil bli bedt om å gjennomføre forskjellige tester hvor resultatene i form av rapporter og notater kan bli lagret. Enkelte kandidater vil også bli bedt om å gjennomføre caseoppgacer som vil bli filmet og lagret. De kandidatene som kommer så langt at dette blir aktuelt, vil gi særskilte samtykker forut for slik behandling og lagring.

I noen prosesser kreves det at vi innhenter politiattester og kredittopplysninger. Innhenting og behandling av denne type informasjon gjøres på grunnlag av GDPR artikkel 6(1) bokstav a (samtykke).

Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6(1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse) når kandidaten selv søker en stilling, og på grunnlag av GDPR artikkel 6(1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) når behandlingen skjer av vårt eget tiltak. Der kandidaten gjennomfører særskilte caseoppgaver med tilhørende filming og annet, skjer behandlingen på grunnlag av GDPR artikkel 6(1) bokstav a (samtykke).

Informasjonen som samles inn brukes der det anses nødvendig for å:

  • Levere våre tjenester til deg og å kommunisere rundt disse tjenestene med deg
  • Gjøre en vurdering av dine kvalifikasjoner og fasilitering i forbindelse med nåværende og fremtidige rekrutteringsoppdrag
  • Informere om relevante muligheter og ytelser vi tilbyr
  • Overholde lovmessige forpliktelser
  • Når vi innhenter IP-adresser, gjøres dette av sikkerhetsmessige hensyn, slik at du som kandidat kan få oversikt over hvilke IP-adresser som har logget inn på din konto

Dersom vi beholder søknadsdokumentasjon etter en rekrutteringsprosess er avsluttet skjer dette på grunnlag av samtykke fra den som søker stillingen, jf. GDPR artikkel 6 (1) bokstav a.

Som kandidat i en search(headhunting)-prosess: I enkelte oppdrag for våre oppdragsgivere gjør vi søk etter kandidater som ikke selv aktivt søker jobben, ved at vi samler informasjon fra offentlig tilgjengelige kilder, slik som Google og LinkedIn. Vi behandler i slike tilfeller navn, e-post, telefonnummer og stilling, samler dette i registre, som vi deretter viderebringer til vår oppdragsgiver. Behandlingen skjer med grunnlag i GDPR artikkel 6(1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Dersom du registreres etter en slik metode i våre registre, vil du få informasjon tilsendt på e-post der du også enkelt kan avregistrere deg dersom du ikke ønsker at vi behandler dine personopplysninger.

Som trainee. For å kunne gjennomføre kompetanseprogrammet og følge opp deg som trainee, er det nødvendig for oss å behandle personopplysninger om deg. Det innebærer at vi lagrer opplysninger slik som navn, telefonnummer, e-postadresse, rapporter og notater fra personlighetstester, og ved at vi gjennomfører caseoppgaver med filmopptak og lignende, hvor filmopptaket blir lagret så lenge det er hensiktsmessig for å få utbytte av treningen. Hver trainee fyller ut særskilte skjermaer, der man gir samtykke til videoopptak. Behandlingen skjer følgelig på bakgrunn av GDPR artikkel 6(1) bokstav a (samtykke) for deler av treningsprogrammet, og på bakgrunn av GDPR artikkel 6(1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale) for øvrig registrering.

Som kontaktperson hos medlemsbedrift. For å kunne utføre våre tjenester til våre medlemsbedrifrer kan det bli nødvendig å behandle personopplysninger for en eller flere kontaktpersoner fra virksomheten. Dette gjelder navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse.

Ved fakturering. Det behandles i denne forbindelse kontaktinformasjon og betalingsinformasjon. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i)

Som leverandør. Som representant for våre leverandører kan det i enkelte tilfeller være nødvendig for oss å behandle personopplysninger slik som kontaktinformasjon. Behandlingen skjer på bakgrunn av GDPR artikkel 6(1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse).

Utsendelse av markedsføring, nyhetsbrev og annen relevant informasjon. I denne sammenheng behandles navn og e-postadresse. Behandlingen skjer på grunnlag av samtykke fra den som mottar markedsføringen etter markedsføringsloven § 15.

Opplysninger som samles inn via våre hjemmesider. Vi behandler personopplysninger som oppgis gjennom bruk av våre nettsider kun i forbindelse med oppfølging av brukerne. Opplysningen benyttes ikke til noe annet formål uten særskilt samtykke, eller at det etableres et avtaleforhold og at opplysningene behandles med grunnlag i GDPR artikkel 6(1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale)

Utlevering av personopplysninger til andre

Vi utleverer eller overfører ikke personopplysningene dine til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for det. Det vil foreligge lovlig grunnlag for å overføre dine personopplysninger til tredjeparter i en rekke tilfeller, herunder i rekrutteringsprosesser, der vi må bringe informasjonen videre til våre medlemsbedrifter, jf. GDPR artikkel 6(1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale), i tilfeller der det er gitt særskilt samtykke, eller i tilfeller der Behandlingsansvarlig eller Databehandler er forpliktet til å gjøre dette som følge av lovpålagte krav.

Disse tredjepartene har separate og uavhengige retningslinjer for personvern. Trainee Innlandet har ikke ansvar for innholdet og aktivitetene til de tilknyttede tjenestene, men samtidig oppfordrer vi tredjepartene, herunder våre medlemmer, til å håndtere informasjonen på en forsvarlig måte og i henhold til personvernregelverket slik dette til enhver tid lyder. Vi ønsker å beskytte integriteten til tjenestene vi leverer, og vi begrenser hvilken informasjon vi deler til et nødvendig minimum.

For informasjon om underdatabehandlere, se The Assessment Companys personvernerklæring: https://theac.no/personvernerklaering/

Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt, og det heller ikke etter en konkret interesseavveining lenger er noen grunn til at vi skal oppbevare opplysningene.

Personopplysninger som vi samler inn og som er nødvendig for formål knyttet til en berettiget interesse, vil bli slettet når det ikke lenger foreligger noen berettiget interesse (interesseavveining).

Personopplysninger som vi behandler for å oppfylle en rettslig forpliktelse fra myndighetene slettes når lovgrunnlaget bestemmer det. Dette gjelder for eksempel bokførings- og regnskapsregler.

I tabellen under er en oversikt over hvor lenge vi behandler personopplysninger for ulike formål:

Formål Lagringstid
Rekruttering– informasjon om kandidater som kandidaten selv har lagret Ved samtykke fra søkeren lagrer vi informasjon i våre systemer inntil kandidaten selv sletter sin profil eller informasjon. Dersom søkeren ikke samtykker til at informasjonen skal bli liggende, vil profilen automatisk slettes 1 år etter at profilen ble opprettet.

 

Rekruttering– informasjon om kandidater som kandidaten ikke selv har lagret (testresultater, film, rapporter, etc) Opptil 2 måneder etter avsluttet rekrutteringsprosess. Ved samtykke fra søkeren kan vi lagre informasjon i ytterligere opptil 3 år for bruk i andre relevante stillingsutlysninger.

 

Trainee – informasjon om deltakere Opptil 1 år etter at traineen har avsluttet sin traineeperiode.

 

Medlemsinformasjon Opptil 10 år etter avslutning av siste sak

 

Faktureringsinformasjon Opptil 5 år etter utløpet av det regnskapsår fakturering ble foretatt

 

Informasjon om potensielle kandidater Opptil 6 måneder (dersom informasjonen ikke brukes i andre sammenhenger som tillater lenger lagring). I tilfeller hvor kandidaten har gitt sitt samtykke lagrer vi informasjon i våre systemer inntil kandidaten selv sletter sin profil eller informasjon.

 

Sikkerhetslogger Opptil 1 år

 

Sikkerhetskopier (backup) Opptil 3 år

 

 

Vi bruker cookies for å bedre brukeropplevelse og sikkerhet

Cookies (informasjonskapsler) er små filer som ligger lagret i din nettleser eller på den enheten du bruker når du åpner en nettside. Som de fleste nettsider bruker vi cookies for å kunne gi deg en bedre, raskere og tryggere brukeropplevelse. Eksempelvis, bruker vi cookies til:

  • Å muliggjøre enkelte funksjoner i vårt kandidathåndteringssystem.
  • Forbedre sikkerheten til din brukerkonto og andre brukerkontoer hos oss.
  • Gi innsikt i brukeratferd for forbedring av brukeropplevelsen.
  • Gi innsikt i trafikk på våre nettsider for å tilpasse innhold og markedsføring

Vi bruker industristandard analyseverktøy for analysering av besøkende, og disse verktøyene kan sette cookies i nettleseren din, for å gi innsikt i brukeratferd ved bruk av nettsiden. Databehandler samler, gjennom analyseverktøyet Google Analytics, inn avidentifiserte opplysninger om besøkende. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som brukes til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet og tjenesten som leveres. Eksempler på hva statistikken brukes til er: informasjon om hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Gjennom din bruk av systemet så kan det hende at noen av sidene inneholder tjenester som leveres av tredjeparter, slik som kart i en stillingsannonse fra Google Maps, Vimeo etc, og bruk av sider som inneholder disse tjenestene kan medføre at disse tjenestene setter ytterligere cookies. Tech Group AS har ingen kontroll over dette, og vi anbefaler deg derfor også om å gjøre deg kjent med personvernerklæringene til disse tjenestene også.

Bruker du “søk med linkedin”-funksjonen eller “søk med jobreg”-funksjonen i vårt rekrutteringssystem vil det sette en cookie fra de respektive tredjepartene.

Blokkere og slette cookies

Hvis du ikke ønsker at det skal settes cookies når du besøker nettsiden så kan du endre på dette under innstillinger i nettleseren din. Mer informasjon om dette finner du under dokumentasjonen for din nettleser. Merk at hvis du skrur av muligheten nettsiden har til å sette cookies kan det påvirke brukeropplevelsen samt at noen funksjoner på siden ikke vil fungere.

Du kan også slette eksisterende cookies i nettleseren din. Se dokumentasjonen til din nettleser for mer informasjon om hvordan dette gjøres.

Innsyn, endring og sletting av dine personopplysninger

Du har, som registrert i systemet, rett til å kreve innsyn, retting og sletting av personopplysningene som vi behandler om deg. Kravet skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager etter at det er fremstilt. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling og på visse vilkår rette innsigelse mot behandlingen.

Ønsker du å trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss, så kan dette gjøres til enhver tid. Dette gjøres enklest ved å at du sletter din egen profil på våre sider, eller ved at du tar kontakt med oss på e-post eller telefon.

Som kandidat kan du når som helst slette din egen profil inne fra “Din profil” i systemet, eller du kan ta kontakt med The Assessment Company Norge AS for bistand med det. Fra din profil kan du også endre på informasjon du har lagt inn på din profil i systemet.

Ønsker du innsyn i informasjon Trainee Innlandet SA har på deg, ønsker du å ta i bruk dine rettigheter som beskrevet ovenfor, eller har du spørsmål eller innspill til vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte din kontaktperson hos oss eller bruke våre kontaktdetaljer som angitt ovenfor i dette dokumentet. Vi vil i så fall be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. I tillegg vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.